Τις τελευταίες ημέρες, αυξάνεται ο αριθμός των Επιχειρήσεων που κλείνουν τα γραφεία τους και προτρέπουν τους υπαλλήλους να εργάζονται από το σπίτι.
Σκοπός της ενέργειας αυτής είναι να αποτρέψουν τη διάδοση του COVID-19. Αντίστοιχα, στο Creative Commons (CC), λάβανε τις απαραίτητες προφυλάξεις, όπως η αναβολή όλων των επαγγελματικών ταξιδιών και την αναβολή της ετήσιας παγκόσμιας διάσκεψης κορυφής, που πραγματοποιείται το Μάιο.
Στο πλαίσιο αυτό, προτείνουν τις παρακάτω συμβουλές για όσους και όσες εργάζονται από το σπίτι:
Για τον οργανισμό
- Δημιουργήστε σαφείς πολιτικές και οδηγίες που είναι προσβάσιμες σε όλο το προσωπικό. Βεβαιωθείτε ότι έχετε προβλέψει τις ερωτήσεις ή/και τις ανησυχίες που μπορεί να έχει το προσωπικό σας και συμπεριλάβετε τις απαντήσεις στις πιο συχνές ερωτήσεις.
- Σχεδιάστε μια επικοινωνιακή στρατηγική ώστε να διατηρήσετε σαφή, αξιόπιστη και τακτική επικοινωνία στο εύρος του Οργανισμού και εντός των ομάδων.
- Προγραμματίστε τηλεδιάσκεψη. Ενθαρρύνετε τους Υπεύθυνους των Τμημάτων και/ή τη Διοίκηση να προγραμματίσουν άτυπη τηλεδιάσκεψη με τα μέλη της ομάδας τους ώστε να διατηρήσετε το ηθικό καθώς και τη συνοχή της ομάδας.
- Μην υποθέσετε ότι όλο το προσωπικό έχει πρόσβαση στην πιο πρόσφατη τεχνολογία. Συγκεκριμένα, μην υποθέσετε ότι όλα τα μέλη του προσωπικού έχουν πρόσβαση σε Internet υψηλής ταχύτητας. Εάν δεν έχουν τη δυνατότητα, μιλήστε μαζί τους για να βρεθούν εναλλακτικές λύσεις.
- Βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία επικοινωνίας είναι ενημερωμένα. Για λόγους έκτακτης ανάγκης, εξασφαλίστε ότι όλα τα στοιχεία επικοινωνίας του προσωπικού είναι σωστά.
- Αξιολογήστε και προσαρμόστε τις προσδοκίες και τις προθεσμίες. Ορισμένα έργα ενδέχεται να επηρεαστούν από την έλλειψη προσωπικής δέσμευσης ή από τα διακεκομμένα ωράρια λόγω κλειστών σχολείων, ασθενειών κ.λπ.
- Παρέχετε πόρους για ψυχολογική υποστήριξη. Είναι σημαντικό να παρέχετε στο προσωπικό τους κατάλληλους πόρους σε περίπτωση που αρχίσουν να αισθάνονται απομονωμένοι ή/και καταθλιπτικοί ενώ εργάζονται εξ αποστάσεως.
- Επιδείξτε ευελιξία, υπομονή και ηθική. Η Διοίκηση και οι Υπεύθυνοι Τμημάτων πρέπει να παρουσιάζουν αυτές τις ιδιότητες προκειμένου να μειωθεί το άγχος των εργαζομένων υπό δύσκολες συνθήκες.
- Δώστε τακτικά ενημερώσεις. Ενημερώστε είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε μέσω βίντεο, σχετικά με την κατάσταση του COVID-19.
- Μην ελαχιστοποιήσετε τις δραστηριότητες του προσωπικού σας. Να θέσετε ρεαλιστικούς στόχους και να τους εμπιστευτείτε ότι θα κάνουν τη δουλειά τους.
Για το Προσωπικό
- Πραγματοποιήστε τη ρουτίνα της πρωινής εργασίας σας. Η ρουτίνα περιλαμβάνει το βούρτσισμα των δοντιών σας, την αλλαγή των ρούχων σας, την κατανάλωση πρωινού κλπ.
- Εργαστείτε σε διαφορετικό δωμάτιο, όχι στην κρεβατοκάμαρά σας. Εάν ζείτε σε μικρό διαμέρισμα, προσπαθήστε να δημιουργήσετε ένα χώρο που μπορείτε να ορίσετε ως “γραφείο”.
- Κάντε διαλείμματα κατά τη διάρκεια της ημέρας. Κάντε λίγο καφέ, πηγαίνετε μια βόλτα, διαβάστε ένα βιβλίο κλπ.
- Κρατήστε επαφή με συναδέλφους εκτός επίσημων συναντήσεων. Με αυτό το τρόπο, συμβάλλετε στην πρόληψη της κοινωνικής απομόνωσης, του άγχους ή της κατάθλιψης.
- Να θέσετε όρια μεταξύ της ζωής και της δουλειάς σας. Μην ξεπεράσετε την τακτική εργάσιμη ώρα σας και ορίστε τις προσδοκίες σας για τους χρόνους απόκρισης στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας.
- Βρείτε άλλους εξ αποστάσεως εργαζόμενους. Ορίστε ημέρες συνεργασίας σε κοινό χώρο ή συναντηθείτε για μεσημεριανό γεύμα (εάν είναι ασφαλές).
- Μην αγοράζετε (μόνο) ανθυγιεινά σνακ. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αγοράσει και υγιεινά σνακ που θα σας κρατήσουν εν ενεργεία καθ ‘όλη τη διάρκεια της ημέρας.
- Να είστε προσεκτικοί στον τόνο σας. Συγκεκριμένα, όταν επικοινωνείτε μέσω εφαρμογών ανταλλαγής μηνυμάτων (λ.χ. viber, messenger), επειδή αυτές οι μορφές επικοινωνίας μπορούν να θεωρηθούν απρόσωπες και ψυχρές.
- Αποσυνδεθείτε από ιστοσελίδες που σας αποσπούν την προσοχή. Οι ιστότοποι των κοινωνικών μέσων είναι ιδιαίτερα αποτρεπτικοί, οπότε είτε αποσυνδέστε τους ή χρησιμοποιήστε ένα plugin για να σας βοηθήσει να μείνετε συγκεντρωμένοι.
- Να είστε υπερήφανοι που εργάζεστε από το σπίτι. Επειδή δεν πηγαίνετε σε ένα γραφείο δεν σημαίνει ότι η εργασία σας είναι λιγότερο σημαντική ή είστε λιγότερο παραγωγικοί.
Συμπερασματικά, σε οργανωτικό επίπεδο, να ακούτε και να αλληλεπιδράτε με το προσωπικό για να εξασφαλίσετε ότι όλοι αισθάνονται υποστήριξη και ομαδικότητα. Σε ατομικό επίπεδο, προσπαθήστε να δημιουργήσετε μια ρουτίνα που σας κάνει να αισθάνεστε παραγωγικοί και παρακινημένοι. Όπως λέει ο Παγκόσμιος Οργανισμός Υγείας: “Be safe. Be smart. Be kind.”
Πηγή άρθρου: www.creativecommons.org